資料作成

わかりやすい資料作成のたった1つのコツ

投稿日:2018年5月6日 更新日:

プレゼン資料、コンペの企画提案書、事業計画書など、ビジネスシーンで作成する資料にも様々なものがあります。これらに共通することは、読み手の共感を獲得し、何らかの行動をうながすことが目的であるという点です。そのため、これらの資料を作る上で欠かせないことは、「わかりやすさ」です。どんなに新規性や独自性のある素晴らしいアイデアでも、伝わらなければ、相手にとっては存在しないのと同じだからです。

資料に小見出しを付ける

それでは、わかりやすい資料を作成するためには、どうすれば良いでしょうか。資料作成のノウハウはたくさん語られていますが、私は一番即効性があるのは、小見出しを付けることだと考えています。

もし、自分で作成した資料が分かりづらいと感じている方がいたら、小見出しを付けてみて下さい。小見出しを付けると、作成者の中でもモヤっとしている箇所や、論理の流れがスムーズではない箇所が明確になります。資料の中に小見出しが付けづらい箇所があったら、伝えたい要素を盛り込み過ぎて、何を言っているのか分からなくなっている可能性が高いです。

これを逆の視点からとらえると、「資料を作成するときは小見出しを決めてから中身を書き始める」ということになります。別の言い方をすると、書式(フォーマット)を固めてから書き始めるということです。官公庁や自治体の公務員の方たちの中には、まさにその道のプロというくらい、恐るべきスピードで大量の資料を正確に作成する方がいます。そのような芸当ができる理由のひとつは、ビジネスの場面に応じた書式が前例として整理されているからです。

小見出しの付け方

それでは、小見出しは具体的にどのように付ければ良いでしょうか。たとえば、企画提案書であれば、①企画の目的→②企画の概要→③期待できる成果→④課題・問題点→⑤スケジュール→⑥予算というような内容を盛り込みます。調査レポートであれば、①調査の目的(リサーチクエスチョン)→②現状の課題→③調査の概要→④考察・示唆というような内容になります。このような論理の流れを書式として持っておき、Wordで作成するなら「1. ..........」、「2. ..........」という風に、ゴシック体や太字で小見出しを付けます。PowerPointで作成するときは、各スライドの上部にタイトルを付ける要領で、同じように小見出しを入れます。

定型的な書式がない資料を作成するときは、Officeソフトを立ち上げる前に、付箋とノートを使って論理構成を固めると良いです。まず、これから作る資料に盛り込みたい要素を付箋1枚につき1個ずつ書きます。次に、付箋をノートに貼りながら資料の構成を整理します。ノートに直接書き込まずに付箋を使う意図は、付箋であれば貼ったり剥がしたりが自由にできるため、貼る位置や順番の入れ替えをしやすいからです。

ノートは、A4サイズで罫線の入っていない真っ白なノート、または、薄っすらと方眼の入ったノートを横に使うのがオススメです。罫線が入っていると線に沿って1行ずつ書きがちだったり、ノートを縦に使うと上から下へという一方向にしか意識が働かないので、左脳で論理的に考えるのには適しているのですが、アイデアの幅を広げることが難しくなりがちだからです。

ちなみに、私はいろいろなノートを試した結果、こちらのノートパッドを使っています。


Mnemosyne(ニーモシネ)/マルマン株式会社

わかりやすい資料作成のヒントになれば幸いです。

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